Como abrir um escritório de web design?
Quem acompanha o Design Blog no Twitter viu que na última semana eu (Canha) estive ocupado abrindo meu escritório de web design. Com isto feito, esse post pode dar uma luz a quem estiver pensando em fazer o mesmo.
Como alguns sabem, minha esposa (Claudia Regina) e eu temos o xCakeBlogs a dois anos e trabalhamos apenas lá. Desde a fundação dele temos trabalhando em casa, no nosso home office (escritório em casa), e decidimos que por causa da grande quantidade de trabalho que andamos fazendo já estava na hora de abrir um escritório fora de casa. Neste post vou falar um pouco sobre como abrir um escritório de web design no sentido físico – uma sede mesmo. Em um post futuro vou falar sobre o aspecto legal de abrir uma pessoa jurídica.
Por que ter um escritório primeiro e abrir pessoa jurídica depois?
Muita gente acha que é mais fácil abrir um Simples (sistema integrado de pagamento de impostos e contribuições das microempresas e empresas de pequeno porte) e depois partir para a abertura de um escritório físico – mas nosso contador recomendou o contrário. Existem prós e contras disto, mas não cabe a esse post ainda. O ideal é fazer um separado sobre essa questão jurídica.
Quando devo alugar ou comprar um escritório?
O xCakeBlogs existe a dois anos. Começamos fazendo alguns poucos trabalhos ainda mantendo nossos empregos normais; era chegar em casa depois do trabalho normal e fazer blogs. Logo, logo, estávamos gastando mais tempo de noite e nos finais de semana criando blogs que estava afetando nosso trabalho diurno, mas dávamos um jeito. Após alguns meses de trabalho, vimos que o dinheiro que conseguíamos com os blogs era o dobro do nosso salário. A Claudia já tinha abandonado o emprego dela. Eu pedi demissão.
Com o passar do tempo, tínhamos dinheiro o suficiente para mudar a um apartamento mais central. Em setembro deste ano, contratamos uma secretária para lidar com os e-mails e decidimos abrir um escritório.
“Você ainda não respondeu à pergunta, Canha”. Respondi sim. Mas vou direto ao ponto: abra um escritório apenas quando tiver estabilidade financeira.
De quanto é o recebimento total do seu projeto? Quanto que é o lucro? Você tem dinheiro guardado na poupança caso algo dê errado? (Por exemplo, uns 3 meses de aluguel). Quanto você já gasta por mês e quanto você está disposto a gastar por mês em um escritório novo? Essas são perguntas que devem ser pensadas e repensadas antes de sequer começar a procurar escritórios. Não se precipite em abrir um escritório!
Alugar um escritório é fácil?
Resposta rápida: não. O maior problema que encontramos foi a dificuldade de declarar nossos ganhos. Muitas imobiliárias requerem um holerite para comprovar quanto que você ganha – e você precisa ganhar pelo menos 3 vezes o valor do imóvel. Muitas vezes, é necessário até ter um comprovante do seu imposto de renda – se você se marcou como isento ou como dependente, aí tudo complica mais ainda.
E como comprovar seus ganhos sendo que (como no nosso caso) você não está com trabalho fixo a algum tempo? O ideal é abrir uma pessoa jurídica antes, mas infelizmente você não pode abrir pessoa jurídica morando em um lugar alugado, por exemplo, pois precisa de um alvará de funcionamento (sim, até se for escritório de web design). Foi por isto que só decidimos fazer o PJ mais tarde.
A solução neste caso é encontrar uma imobiliária que compreenda sua situação e permita que você use como comprovante o extrato dos últimos N meses da sua conta corrente. Não é toda imobiliária que permite isto – então você precisa se informar. Quando nada disto funciona, muitas vezes dá pra se fazer um “seguro aluguel” onde você deposita o valor referente a 3 (ou mais) meses de aluguel. O único problema é que muitas vezes esse valor é altíssimo para um escritório iniciante.
Além disto tudo, ainda é preciso ter um fiador. Por sorte, temos pais que tem imóvel na cidade e tinham como comprovar que recebem 3 vezes o valor do aluguel do imóvel que queríamos.
Onde devo ter meu escritório?
Nós moramos na cidade, não muito longe do centro. No entanto, não queríamos abrir um escritório bem no centro da cidade por causa de toda dor de cabeça que é ter que ir e voltar do centro todo dia. No nosso caso, o ideal seria um local próximo pois não temos um carro (e ir todo dia de ônibus é complicado). Não foi fácil, já que a grande maioria dos escritórios ou são no centro da cidade ou em bairros afastados.
Encontramos dois imóveis de duas imobiliárias diferentes e após fazer uma extensa lista de prós e contras, escolhemos uma. Depois disto, bastou ir a um cartório, fazer cópia de documentos, autenticar, ir em outro cartório, pegar documentos com os pais, passar no banco…em resumo, alugar um imóvel requer muita papelada – chega a ser surreal.
O ideal é encontrar um escritório que tenha uma boa localização, uma boa vizinhança (falamos com pessoas que trabalhavam naquela área para saber se o bairro era seguro), um ambiente grande o suficiente para quem for trabalhar lá e de preferência com algum tipo de lanchonete ou restaurante por perto – no nosso caso, temos vários restaurantes, padarias e docerias na região.
É importante também verificar antes de mais nada se há disponibilidade de internet na região. Duas de três operadoras não forneciam internet no local – um verdadeiro problema quando se trabalha com internet.
Concluíndo
Não tome a decisão de sair do seu home office levemente. Pense bem a respeito, faça os cálculos para saber se você ganha o suficiente por isto.
Entre em contato com as imobiliárias da sua cidade, ou procure diretórios de imóveis online. Visite os possíveis escritórios, veja se valem a pena. Na dúvida, faça uma lista de prós e contras de cada lugar e escolha sabiamente.
Tente adiantar o máximo de papelada possível. A maioria das imobiliárias pedem uma gama de documentos padrões: identidade autenticada (CPF e RG – sua e do fiador), comprovante de residência atual, registro de imóvel atualizado do fiador (isto ele precisa verificar no cartório onde está registrado o imóvel dele), e o mais complicado: comprovante de renda – que geralmente precisa ser de 3 vezes o valor do imóvel. Caso não tenha alguma destas coisas, veja com a imobiliária o que pode ser feito.
É um processo burocrático e demorado, além de exigir muito da sua paciência. Portanto, boa sorte!
Você já abriu um escritório de design ou web design? Deixe um comentário relatando sua experiência!
Quem leu isto também leu:
Criador e editor-chefe do Design Blog, atualmente é web designer freelancer. Nerd desde pequeno, ama tudo relacionado a internet, é apaixonado por design e está na área a 11 anos.
Acesse seu site Siga no Twitter