O GTD é uma das mais populares metodologias para melhorar a produtividade de um indivíduo ou empresa. Neste artigo da “Semana da produtividade”, falo um pouco sobre esta metodologia.

Getting Things Done

O que é o GTD?

GTD é uma abreviação para “Getting Things Done”. É baseado no método de gerenciamento de ações de David Allen, que escreveu o livro “Getting Things Done – The Art of Stress-Free Productivity”, no Brasil lançado como “A Arte de Fazer Acontecer – Uma Fórmula Anti-stress para Estabelecer Prioridades e Entregar Soluções no Prazo”.

O GTD é um dos métodos de aumento de produtividade mais conhecidos e mais usados atualmente, além de ser um método relativamente fácil de ser aplicado.

O que eu preciso para usar o GTD?

É possível usar o GTD se utilizando apenas de papel. No entanto, existem alguns softwares que ajudam bastante. Vou falar mais deles no final deste artigo. Mas, a princípio, a maneira mais rápida é ter 7 caixas ou pastas: Inbox, Próximas ações, Delegar, Aguardando, Algum dia / Talvez, Referências e Finalizado. É bom também ter um calendário para incluir ações que precisam ser feitas em uma data específica.

Cada papel seria uma tarefa, e cada caixa possui uma prioridade. Mas antes de começar, vamos ver como se aplica o GTD.

Como se aplica o método GTD?

O GTD é separado em 5 fases que vou explicar mais a fundo logo em seguida:

  • Coletar
  • Processar
  • Organizar
  • Rever
  • Fazer

Coletar

É a parte que você faz logo de manhã cedo ou na noite anterior. A idéia é que você escreva tudo que precisa ser feito – tudo mesmo. Tire todas essas tarefas da sua cabeça. Escreva tudo em um papel, sem ordem alguma. Dependendo do quanto você tem pendente, essa lista pode ficar gigantesca e você pode acabar gastando facilmente duas horas escrevendo.

Mas isso é importante! Então reveja a lista antes de dar ela como concluída. Essa etapa também ajuda muito se você for fazer na noite anterior antes de voltar pra casa do trabalho ou antes de dormir – seu cérebro sabendo que você já anotou tudo pode “esquecer” de todas as tarefas pendentes, lhe proporcionando uma ótima noite de bons sonhos.

Agora, separe tudo em folhas individuais. Ou, se preferir um método mais moderno, coloque tudo no computador. Tem muita gente que prefere escrever e-mails para si mesmo. Faça com que cada tarefa seja em uma folha diferente ou um e-mail novo. Isso tudo vai ficar na sua Inbox, ou Caixa de Entrada – que pode ser a caixa de entrada do seu e-mail ou uma caixa física onde você coloca cada papel.

Processar

Após ter coletado todas as tarefas, tá na hora de removê-las da caixa de entrada. Isso pode ser feito no dia seguinte (ou se você coletou todas as tarefas de manhã cedo, pode ser feito logo em seguida). O objetivo é deixar sua Inbox vazia.

“Poxa, se eu soubesse disto antes, teria já processado cada tarefa ao escrevê-la em vez de lotar minha caixa de entrada apenas para esvaziá-la”. Confie no método, jovem aprendiz! Se você já começar a categorizar as tarefas ao escrevê-las, você vai acabar esquecendo de outras tarefas. Siga estes passos à risca!

Pegue cada folha de papel, cada e-mail ou cada item do software de GTD e pergunte-se: “Eu preciso tomar alguma ação em referência a esta tarefa?”. Ou seja, é algo que precisa ser feito?

Se a resposta for “Não”, jogue aquele papel fora. Se for algo que contem informações que você vá usar no futuro, coloque na pasta “Referência“. Briefings são ítens que se colocam nestas pastas.

Se a resposta for “Sim” e for algo que vá demorar menos de dois minutos para ser feito, FAÇA AGORA. Pode ainda haver outros itens na sua caixa de entrada, mas se for algo super rápido a ser feito, faça os outros itens esperarem na caixa de entrada.

Organizar

Caso a ação dependa de outra pessoa – por exemplo, um dos ítens é “fazer site para cliente X” e você ainda precisa do briefing – coloque na pasta “Delegar“. Mais tarde, você vai enviar esta tarefa a uma outra pessoa. No caso do exemplo citado, você entra em contato com seu cliente e pede pra ele preencher o briefing. Após entrar em contato com a pessoa que irá cuidar da tarefa, mova a mesma para a pasta “Aguardando“.

As outras tarefas que não foram feitas imediatamente ou delegadas a outra pessoa são colocadas na pasta “Próximas ações“. Se esta ação for parte de uma série de ações a serem feitas, coloque em uma sub-pasta com o nome do projeto, e coloque esta pasta dentro da caixa de “Projetos“. Usando o exemplo do “fazer um site”, uma das tarefas é criar o wireframe, outra é desenvolver o HTML e CSS, etc. Todas estas serão colocadas numa sub-pasta com o nome do cliente, que por sua vez ficará na caixa de Projetos.

Tarefas que não requerem ação imediata ou em um tempo previsível devem ser colocadas na pasta “Algum dia / Talvez“. Muitas vezes são tarefas pessoais que você não tem o tempo necessário para executá-las. Uma vez por mês, dê uma olhada nesta pasta. Ou, se algum dia não houver nada a ser feito, olhe nesta caixa para ver se há algo que ainda pode ser feito. Tenho algumas coisas na minha pasta de “Algum dia” que tá lá faz 2 anos.

Utilize o calendário para marcar ações que possuem uma data específica. Reuniões, entregas de projeto, viajens, etc. Qualquer coisa que possua uma data fixa, escreva lá.
Lembre-se de esvaziar completamente sua caixa de entrada. Ela não pode ter mais nada lá dentro! Outra coisa importante é manter seu sistema de GTD centralizado – não escreva algumas tarefas no papel, outras no seu e-mail e mais algumas no software de gerenciamento de tarefas.

Organize!

Rever

Após “finalizar”, revise sua lista. Faltou alguma tarefa? Não? Ótimo. Sim? Coloque lá na sua caixa de entrada e comece novamente.

Pegue a mania de rever as tarefas uma vez por semana – ou se você tiver muita coisa, procure fazer uma vez por dia. Uma dica boa é configurar um alarme para que você pare o que estiver fazendo apens para ver se está tudo em ordem – aquele briefing enviado ao cliente já foi recebido? Coloque na pasta de Referências. Tá chegando próximo a data de entrega de um projeto? Como que anda?

Fazer

Com sua caixa de entrada vazia e todo o processo feito, está na hora de começar a trabalhar!

No entanto, cuidado: se mais tarefas aparecerem, deixe-as na sua caixa de entrada. A não ser que seja algo urgente que precise ser feito ainda hoje, não faça. Só tire os novos itens da sua caixa de entrada no final do dia – onde você vai fazer todo o processo novamente.

Conclusão sobre o método GTD

Pode parecer algo que demore muito tempo a ser organizado. Mas após você pegar o jeito, você verá que gasta 15 minutos por dia apenas para organizar tudo. O maior empenho é a primeira semana de uso do método, após isto é tranqüilo.

Como escrevi antes, o GTD é um dos métodos mais utilizados por grandes empresas no dia de hoje. Mas como qualquer método de produtividade, não é necessário seguir totalmente à risca as etapas. Adapte este método para que fique de acordo com o jeito que você trabalha.

No próximo artigo, vou dar algumas dicas de softwares e serviços online que utilizam a metodologia do GTD. Fique ligado!

Use e abuse dos softwares indicados e procure sempre se educar para seguir o método escolhido. Assim, sua produtividade, qualidade de vida e de trabalho aumentam.

Links adicionais

GTD – Wikipedia
O que é GTD, de acordo com o site oficial do David Allen
Lista de programas de GTD

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