Importante: não, nós designers não somos os reis da cocada preta. Nosso trabalho é sim importante, mas não dá para achar que sabemos tudo. Por isso sempre digo que o cliente tem que encaixar no perfil do designer e, ao contratá-lo, aceitar o que ele propõe. Afinal, o cliente o contratou para isso. Não que nós estejamos sempre com a razão, mas o cliente nos contratou confiando no que nós acreditamos. Como você vai ver abaixo existem designers para todo tipo de cliente.

Quando despedí-lo?

Vou contar um exemplo próprio. Claro, vou mudar os nomes e descrições. Perco o cliente mas não perco a ética :)

O Sr. Fulano era açougueiro e queria um logotipo para o seu açougue. O logotipo que ele já tinha era sofrível, daqueles feitos no PowerPoint. Ele me procurou, por indicação de outro cliente, e pediu a criação de um novo logo. Até aí, beleza!

No briefing, no entanto, ele colocou que era apaixonado por Borboletas. Ele adorava borboletas. Por isso disse que seria legal colocar uma borboleta no logotipo… como era apenas uma sugestão ignorei e fiz uma primeira prova de logo. Sem borboletas, e sim com elementos que têm a ver com um açougue.

Claro que ele não gostou – ou essa história não estaria aqui – e disse que queria muito uma borboleta. Que a filha dele tinha o quarto todo decorado com borboletas e que era essencial colocar uma borboleta no logotipo. Eu expliquei todo o conceito de um logotipo pra ele antes de pensar em despedí-lo. Não adiantou.

O momento que o seu cliente não confia mais em você: essa é a hora de mandá-lo embora.

O que aconteceu com o Sr. Fulano? Ele achou um designer que se encaixava no seu perfil. O designer mudou a fonte do logo antigo e adicionou uma borboleta. Esse é o logo que ele usa atualmente.

Como fazer isso?

Talvez essa seja a parte mais complicada, mas com delicadeza tudo se acerta: converse/envie um email para o seu cliente explicando que o projeto não está indo para o caminho planejado, e que infelizmente dessa forma não será mais possível trabalhar nele. Como provavelmente os prazos já cresceram por causa das refações diga que o seu tempo não está mais disponível e que não quer fazer o trabalho com pressa ou mal feito por causa disso. Para não atrasar mais ainda ele e seus outros clientes, diga que prefere finalizar o contrato. Se o cliente pagou tudo, ofereça devolução de uma parte. Se ele só pagou uma parte, diga que fica tudo certo pelos serviços já prestados.

Só não vá dizer que “não adianta insistir, não vou colocar a maldita borboleta” – pois isso só vai criar uma tensão entre vocês e, como pode ver no meu exemplo, sempre terá alguém que irá colocar a borboleta.

Mais algumas dicas interessantes de “recusa” estão no artigo Como não aceitar um trabalho.

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O que é o Pomodoro Technique

Desenvolvido por Francesco Cirillo por volta de 1980, o Pomodoro Technique (“pomodoro” é a palavra italiana para “tomate”), a técnica é baseada na idéia de que pausas frequentes podem melhorar a agilidade mental.

Como escrevi, o Pomodoro requer menos comprometimento que o GTD e pode ser usado por um só dia. A técnica base-se em intercalar blocos de trabalho de 25 minutos com pausas de 5 minutos.

O bom desta técnica é que ela realmente melhora sua produtividade ao deixá-lo motivado – “as pausas estão chegando logo logo!”.

O que eu preciso para usar o Pomodoro Technique?

Os requerimentos para se trabalhar com essa técnica são uma folha de papel e um alarme ou timer que faça contagem regressiva.

Pode ser um alarme físico – como aqueles de cozinha, que você configura os minutos e ele vai fazendo contagem regressiva até chegar a zero e soando um alarme – ou pode ser um virtual, como softwares que fazem contagem.

Pode ser usado um timer de cozinha assim, caso você tenha

Como se trabalhar com a Técnica Pomodoro?

É um passo simples: anote todas suas tarefas em uma folha de papel ou no Bloco de Notas do seu computador. Faça uma tarefa por linha. Se quiser, ao terminar você pode colocar as tarefas em ordem de prioridade indo do mais importante para o menos.

Agora basta configurar um timer para avisar quando der 25 minutos – que será os blocos de trabalho, ou “pomodoros”. Durante esse tempo, você irá trabalhar exclusivamente na primeira tarefa. Procure não ter interrupções nestes 25 minutos – telefone, e-mails ou Twitter. Foque-se apenas naquela tarefa.

Ao terminar os 25 minutos, pare imediatamente de trabalhar. Nada de “mais cinco minutinhos”. Pare, levante-se da cadeira e vá tomar um café. Durante 5 minutos, procure fazer outra coisa que não seja trabalho – muita gente decide checar e-mails ou ver o Twitter, pessoalmente eu aconselho a se movimentar para fazer o sangue circular bastante.

Após os 5 minutos de pausa, volte à sua mesa e marque um risco ao lado da tarefa no papel. Reinicie o timer e volte a trabalhar naquela mesma tarefa durante mais 25 minutos. Vá fazendo isso até você acabar a tarefa.

Procure tirar uma pausa de 15 a 30 minutos a cada 4 pomodoros (blocos de trabalho). Estas pausas constantes aumentam a produtividade além de dar um descanço ao cérebro.

Se você terminou a tarefa antes dos 25 minutos, não descance ainda: aproveite o tempo para rever tudo e testar o que precisa ser testado. Em seguida, tire sua pausa e quando voltar, risque a tarefa por completo da sua lista.

As interrupções e (im)previstos

Muitas vezes, somos interrompidos durante nosso trabalho por telefones tocando ou colegas de trabalho lhe passando algum trabalho adicional ou querendo conversar. Existem três opções que podem ser tomadas nos casos de interrupções:

1) Abandonar o Pomodoro e cuidar da interrupção – geralmente são coisas “urgentes”, mas lembre-se que muitas “emergências” podem esperar pelo menos 25 minutos
2) Anotar na sua lista como próxima tarefa
3) Ignorar, adicionar um tracinho na sua lista para indicar interrupção e voltar para sua tarefa.

No final do dia

O aconselhado a se fazer no final do dia é rever a lista de tarefas. Veja quanto tempo você gastou e quantas vezes foi interrompido. Faltou coisas a serem feitas? Algo deveria ter sido feito antes?

Assim, você já pode ter uma idéia melhor de quanto tempo leva para fazer uma determinada tarefa, podendo melhorar suas listas para otimizar o seu dia. Além disto, é possível ver a quantidade de interrupções que você sofre e as tarefas que aparecem frequentemente todo dia.

Aplicativos e serviços baseados no Pomodoro

Para Windows, um timer feito especialmente para esta técnica é o pomodorotimer. Um software livre e simples.

Já para Mac OS, Linux e também usuários Windows, existe o Focus Booster que roda em Adobe AIR. Ele é simples, dá para configurar o tempo de cada pomodoro (o padrão é 25 minutos, mas pode ser extendido até 40 minutos), o tempo de cada pausa e um aviso sonoro para finais de seção e pausa, além de ter a opção para ser sempre visível na sua área de trabalho.

Caso não queira instalar nada, ainda há o Online Stopwatch – um serviço online que faz contagem regressiva com notificação sonora.

Há um e-book sobre essa técnica que pode ser baixado no site The Pomodoro Technique – infelizmente, apenas em inglês.

Você já usou essa técnica antes? Sua produtividade aumentou? Conte sua história nos comentários!

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Softwares e aplicativos de GTD

Muita gente prefere utilizar os softwares de e-mail para usar com o GTD. Basta criar as pastas mencionadas no artigo anterior e mover os e-mails certos para elas. No Windows, o melhor mesmo é o Microsoft Outlook (R$ 199,00). Para Mac, há o Microsoft Entourage (US$ 149,95) que é completíssimo em termos de aplicabilidade ao GTD e vale o investimento se você lida com muitos projetos e clientes simultâneos. Também é possível usar o software livre da Mozilla, o Thunderbird – o software de e-mail gratuíto que tem clientes para Windows, Linux e Mac OS.

Em questão de softwares específicos para GTD no Mac, uma alternativa é o Things (US$ 49, 95) que tem sincronização com o iCal e iPhone.

Já se você quiser economizar, sugiro o DoIt.im. Ele roda em Adobe AIR em todas as plataformas – Linux, Windows e Mac. De acordo com o site, ele será de graça para sempre.

O DoIt.im é um dos melhores softwares que usei que utiliza ítens do GTD. Com interface assustadoramente similar ao Things do Mac, ele tem a vantagem de ser um aplicativo “nas nuvens”. Ou seja, dá pra colocar todas suas tarefas no DoIt.im instalado no seu computador de casa e ser acessível do computador do seu trabalho – todas as informações são guardadas em um servidor central.

Outro ponto positivo neste software é que é possível delegar tarefas a outros usuários que possuam conta e o aplicativo instalado em suas máquinas, sendo que o outro usuário recebe a tarefa no seu aplicativo quase em tempo real. Embora não tenha uma versão acessível por navegador, os desenvolvedores prometem criar uma versão para aparelhos móveis e já disponibilizaram um aplicativo para aparelhos Android.

O DoIt.im roda em Adobe AIR e guarda tudo nas nuvens

Serviços online de GTD

O Remember The Milk é o serviço online mais popular. Sem a necessidade de instalar nada em seu computador, você pode acessar o RTM de qualquer computador com um navegador.

Além disto, há versões móveis do site (para ser acessado de um celular ou smartphone), aplicativos para iPhone / iPod Touch, Android, BlackBerry, sistemas Windows Mobile e Symbian (Nokia). É possível também inserir novas tarefas via Twitter ao seguir o perfil do RTM e receber notificações via SMS, GTalk, MSN e Skype, além de delegar tarefas a outros usuários que são cadastrados lá.

Ou seja, o RTM tem muitas opções de acesso e é bem completo, apesar de ter uma interface simples. Se houvesse um serviço online com a versatilidade do RTM e a interface fácil de usar do DoIt.im, seria perfeito.

O Remember The Milk é o mais popular

No entanto, existem outros sistemas tão bons quanto e com mais opções, como o Hi Task, que também é gratuíto mas possue limitações quanto a quantidade de tarefas e projetos – limitação que pode ser removida pagando uma mensalidade baixa.

Você conhece algum aplicativo ou serviço online que utiliza o método GTD? Deixe um comentário!

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O que é o GTD?

GTD é uma abreviação para “Getting Things Done”. É baseado no método de gerenciamento de ações de David Allen, que escreveu o livro “Getting Things Done – The Art of Stress-Free Productivity”, no Brasil lançado como “A Arte de Fazer Acontecer – Uma Fórmula Anti-stress para Estabelecer Prioridades e Entregar Soluções no Prazo”.

O GTD é um dos métodos de aumento de produtividade mais conhecidos e mais usados atualmente, além de ser um método relativamente fácil de ser aplicado.

O que eu preciso para usar o GTD?

É possível usar o GTD se utilizando apenas de papel. No entanto, existem alguns softwares que ajudam bastante. Vou falar mais deles no final deste artigo. Mas, a princípio, a maneira mais rápida é ter 7 caixas ou pastas: Inbox, Próximas ações, Delegar, Aguardando, Algum dia / Talvez, Referências e Finalizado. É bom também ter um calendário para incluir ações que precisam ser feitas em uma data específica.

Cada papel seria uma tarefa, e cada caixa possui uma prioridade. Mas antes de começar, vamos ver como se aplica o GTD.

Como se aplica o método GTD?

O GTD é separado em 5 fases que vou explicar mais a fundo logo em seguida:

• Coletar
• Processar
• Organizar
• Rever
• Fazer

Coletar

É a parte que você faz logo de manhã cedo ou na noite anterior. A idéia é que você escreva tudo que precisa ser feito – tudo mesmo. Tire todas essas tarefas da sua cabeça. Escreva tudo em um papel, sem ordem alguma. Dependendo do quanto você tem pendente, essa lista pode ficar gigantesca e você pode acabar gastando facilmente duas horas escrevendo.

Mas isso é importante! Então reveja a lista antes de dar ela como concluída. Essa etapa também ajuda muito se você for fazer na noite anterior antes de voltar pra casa do trabalho ou antes de dormir – seu cérebro sabendo que você já anotou tudo pode “esquecer” de todas as tarefas pendentes, lhe proporcionando uma ótima noite de bons sonhos.

Agora, separe tudo em folhas individuais. Ou, se preferir um método mais moderno, coloque tudo no computador. Tem muita gente que prefere escrever e-mails para si mesmo. Faça com que cada tarefa seja em uma folha diferente ou um e-mail novo. Isso tudo vai ficar na sua Inbox, ou Caixa de Entrada – que pode ser a caixa de entrada do seu e-mail ou uma caixa física onde você coloca cada papel.

Processar

Após ter coletado todas as tarefas, tá na hora de removê-las da caixa de entrada. Isso pode ser feito no dia seguinte (ou se você coletou todas as tarefas de manhã cedo, pode ser feito logo em seguida). O objetivo é deixar sua Inbox vazia.

“Poxa, se eu soubesse disto antes, teria já processado cada tarefa ao escrevê-la em vez de lotar minha caixa de entrada apenas para esvaziá-la”. Confie no método, jovem aprendiz! Se você já começar a categorizar as tarefas ao escrevê-las, você vai acabar esquecendo de outras tarefas. Siga estes passos à risca!

Pegue cada folha de papel, cada e-mail ou cada item do software de GTD e pergunte-se: “Eu preciso tomar alguma ação em referência a esta tarefa?”. Ou seja, é algo que precisa ser feito?

Se a resposta for “Não”, jogue aquele papel fora. Se for algo que contem informações que você vá usar no futuro, coloque na pasta “Referência“. Briefings são ítens que se colocam nestas pastas.

Se a resposta for “Sim” e for algo que vá demorar menos de dois minutos para ser feito, FAÇA AGORA. Pode ainda haver outros itens na sua caixa de entrada, mas se for algo super rápido a ser feito, faça os outros itens esperarem na caixa de entrada.

Organizar

Caso a ação dependa de outra pessoa – por exemplo, um dos ítens é “fazer site para cliente X” e você ainda precisa do briefing – coloque na pasta “Delegar“. Mais tarde, você vai enviar esta tarefa a uma outra pessoa. No caso do exemplo citado, você entra em contato com seu cliente e pede pra ele preencher o briefing. Após entrar em contato com a pessoa que irá cuidar da tarefa, mova a mesma para a pasta “Aguardando“.

As outras tarefas que não foram feitas imediatamente ou delegadas a outra pessoa são colocadas na pasta “Próximas ações“. Se esta ação for parte de uma série de ações a serem feitas, coloque em uma sub-pasta com o nome do projeto, e coloque esta pasta dentro da caixa de “Projetos“. Usando o exemplo do “fazer um site”, uma das tarefas é criar o wireframe, outra é desenvolver o HTML e CSS, etc. Todas estas serão colocadas numa sub-pasta com o nome do cliente, que por sua vez ficará na caixa de Projetos.

Tarefas que não requerem ação imediata ou em um tempo previsível devem ser colocadas na pasta “Algum dia / Talvez“. Muitas vezes são tarefas pessoais que você não tem o tempo necessário para executá-las. Uma vez por mês, dê uma olhada nesta pasta. Ou, se algum dia não houver nada a ser feito, olhe nesta caixa para ver se há algo que ainda pode ser feito. Tenho algumas coisas na minha pasta de “Algum dia” que tá lá faz 2 anos.

Utilize o calendário para marcar ações que possuem uma data específica. Reuniões, entregas de projeto, viajens, etc. Qualquer coisa que possua uma data fixa, escreva lá.
Lembre-se de esvaziar completamente sua caixa de entrada. Ela não pode ter mais nada lá dentro! Outra coisa importante é manter seu sistema de GTD centralizado – não escreva algumas tarefas no papel, outras no seu e-mail e mais algumas no software de gerenciamento de tarefas.

Rever

Após “finalizar”, revise sua lista. Faltou alguma tarefa? Não? Ótimo. Sim? Coloque lá na sua caixa de entrada e comece novamente.

Pegue a mania de rever as tarefas uma vez por semana – ou se você tiver muita coisa, procure fazer uma vez por dia. Uma dica boa é configurar um alarme para que você pare o que estiver fazendo apens para ver se está tudo em ordem – aquele briefing enviado ao cliente já foi recebido? Coloque na pasta de Referências. Tá chegando próximo a data de entrega de um projeto? Como que anda?

Fazer

Com sua caixa de entrada vazia e todo o processo feito, está na hora de começar a trabalhar!

No entanto, cuidado: se mais tarefas aparecerem, deixe-as na sua caixa de entrada. A não ser que seja algo urgente que precise ser feito ainda hoje, não faça. Só tire os novos itens da sua caixa de entrada no final do dia – onde você vai fazer todo o processo novamente.

Conclusão sobre o método GTD

Pode parecer algo que demore muito tempo a ser organizado. Mas após você pegar o jeito, você verá que gasta 15 minutos por dia apenas para organizar tudo. O maior empenho é a primeira semana de uso do método, após isto é tranqüilo.

Como escrevi antes, o GTD é um dos métodos mais utilizados por grandes empresas no dia de hoje. Mas como qualquer método de produtividade, não é necessário seguir totalmente à risca as etapas. Adapte este método para que fique de acordo com o jeito que você trabalha.

No próximo artigo, vou dar algumas dicas de softwares e serviços online que utilizam a metodologia do GTD. Fique ligado!

Use e abuse dos softwares indicados e procure sempre se educar para seguir o método escolhido. Assim, sua produtividade, qualidade de vida e de trabalho aumentam.

Links adicionais

GTD – Wikipedia
O que é GTD, de acordo com o site oficial do David Allen
Lista de programas de GTD

Você utiliza o GTD? Conte-nos sua experiência nos comentários!

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É cientificamente comprovado que empregados motivados produzem muito mais e melhor. Mas como se manter motivado se seu chefe não o faz? E quando você é um freelancer que trabalha sozinho?

A falta de motivação pode se dar por duas causas: 1) você odeia seu trabalho. Não há um único dia que você não acorde pensando: “Droga, preciso ir trabalhar” e esse pensamento fica com você o dia todo. Os pontos negativos sempre superam os pontos positivos em relação ao seu trabalho. 2) você gosta do que faz, mas está temporariamente sem motivação para continuar. Isto pode se dar por vários motivos: vários trabalhos a serem feitos com prazo apertado, falta de inspiração para criar algo, problemas pessoais, etc.

No primeiro caso, não há muito o que fazer. Se você odeia o que faz, você nunca irá conseguir atingir seu potencial. Você pode tentar engolir aquele sentimento de ódio do trabalho e deixar tudo isto na porta do escritório, ou pode procurar um novo emprego. Eu sempre defendi que se você não está gostando do que faz, é por que está na hora de mudar.

Já no segundo, saiba que essa desmotivação é temporária. O mundo gira, e esse sentimento vai passar. Como falei, você pode estar assim por vários motivos. Se for problemas pessoais, procure resolvê-los antes de vir trabalhar. Caso não dê, tente deixá-los do lado de fora do escritório. O problema não vai embora assim, mas você poderá lidar com ele mais tarde. Já se for problemas no próprio trabalho que o desmotivam, aí precisamos de mais ação.

Lembre-se pelo que você está lutando

Qual é seu objetivo lá dentro? É fazer a empresa crescer? É fazer com que você cresça dentro da empresa? É juntar dinheiro para abrir seu próprio negócio? Foque sua energia nisto. Eu criei um papel de parede pra mim lembrando-me dos meus objetivos. Sempre que fico desmotivado, olho pra ele e relembro o que eu realmente quero. Anote seu objetivo em um post-it e cole do lado da tela do computador.

Defina tarefas simples a si mesmo.

Você tem um site enorme para entregar para daqui a 4 dias? Escreva em um papel todas as atividades que precisam ser feitas. Não escreva apenas “terminar site”. Tome passos menores; procure escrever “desenvolver wireframe” em uma linha, “receber aprovação” em outra e depois “fazer layout no Photoshop”. Ao terminar cada tarefa, risque-a de sua lista. Isto ajuda horrores, pois mais tarde você vai olhar para a folha e ver o quanto já fez – assim, você se motiva a continuar trabalhando para eliminar todas as tarefas.

Se dê uma recompensa de vez em quando

Você finalmente terminou aquele site, mas ainda há muitos outros trabalhos a serem feitos. Não perca a motivação indo direto para o próximo trabalho. Você merece uma recompensa, mesmo se seu chefe não achar isto. Como freelancer, eu sempre me dei como recompensa meia-hora de vídeogame. Quando trabalhava, sempre levava algum tipo de chocolate para o trabalho; ao terminar aquele job específico, eu comia o chocolate. Defina sua recompensa com antecedência e coloque num post-it ao lado do monitor também. Faça você querer muito aquela recompensa. Você vai ver a efetividade do seu trabalho ao querer muito algo em troca da finalização dele.

Faça algumas loucuras de vez em quando

Não digo “usar drogas” ou “roubar um carro” – loucuras saudáveis, do tipo “dançar de manhã cedo logo após acordar” ou “viajar para o interior no próximo final de semana”. Saia com os amigos, vá a um bar beber algo com eles. Ligue para aquela pessoa especial que você não fala a tempo. Qualquer coisa que lhe faça feliz já está valendo.

Lembre-se que a vida é muito curta. Se você não se divertir um pouco agora, quem sabe você nunca irá. Faça bom proveito das suas horas de trabalho e logo logo você alcança seus objetivos.

E você, leitor, o que faz para ficar motivado no dia-a-dia? Você tem alguma dica legal? Compartilhe!

Inspiração: Lifehack (1), (2)

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A Semana da Produtividade vai contar com vários artigos dando dicas, ensinando métodos e indicando aplicativos e serviços online para melhorar sua produtividade como freelancer ou profissional contratado.

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Por mais que pareça ser um absurdo, às vezes é necessário dar um tempo do trabalho. Ainda mais quando se trabalha nas áreas criativas. Esses dias atrás, em uma terça-feira de tarde, eu e minha noiva fomos ao cinema. Em pleno dia de semana a tarde! Pode parecer irresponsabilidade, ainda mais quando há trabalho a ser feito. Mas é um “mal” necessário. Ainda mais, essa liberdade de horários é uma das melhores coisas na vida de um freelancer.

Essas pausas não precisam ser planejadas (“Opa! São 14:23 agora! Hora de descansar por 20 segundinhos“). Podem ser espontâneas. E muitas vezes, DEVEM ser espontâneas. Isto é por um simples motivo: quebra de rotina.

Vou repetir: essa liberdade de horários é umas das melhores coisas na vida de um freelancer. O tempo “gasto” com essas pausas pode beneficiar você a longo prazo; uma pessoa descansada vai render muito mais. Perca duas horas vendo um filminho, mas ganhe cinco horas de motivação e bem-estar.

Pausa para um cineminha quarta de tarde? Por que não?

Outra dica importante: freelancing não é desculpa para má higiene. Um dia você vai acabar tendo um cliente passando na sua casa sem avisar para conferir como o projeto está andando. Isto chama-se karma, pois a natureza está tão ofendida com o seu cheiro que ela está te dando um toque de despertar. Você não deve apenas evitar de verificar seu e-mail assim que acordar, você deve também evitar trabalhar antes de tomar um banho e cuidar de sua higiene pessoal. Nenhum prazo pode estar tão ruim assim.

Deu vontade de jogar algum joguinho no computador, jogue. Mas o ideal mesmo é sair um pouco do seu escritório, até da sua casa. Eu sei que aquela coisa amarela lá no meio daquela coisa azul grande no céu pode parecer ameaçadora, mas ela faz bem. Eu juro!

Mas se mesmo assim você escolhe o jogo (ou web-surfing) como método de relaxamento durante sua pausa, tenha o ser-humano mais próximo de você lhe dar um tapa na nuca para que você volte ao trabalho após um tempo pré-determinado. Nada pior do que usar frases do tipo “só mais um round” ou “eu paro de jogar daqui a 10 minutos exatos” e notar, sete horas depois, que você perdeu boa parte do seu tempo naquilo.

Saia de casa, respire ar fresco, faça alguma atividade física. E lembre-se de respeitar seus finais de semana. Fim de semana é para descansar. Sinto vontade de bater nos freelancers que conheço que insistem em trabalhar aos finais de semana.

Este artigo faz parte do livro “Freelancer – O Guia Completo” que será lançado em breve aqui no Design Blog.

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Esteja ciente que pode acontecer

Como falei, imprevistos acontecem todos os dias. E como são imprevistos, não há como detectá-los com antecedência. O primeiro passo para a prevenção é a consciência do que pode acontecer. Por exemplo, um ente querido está hospitalizado. Você sabe que talvez tenha que visitá-lo, e isto pode complicar ainda mais sua vida se esta pessoa está em outra cidade ou país. Ou até uma virose anda à solta e há chances de você contraí-la. Sabendo que há chances de algo acontecer já é parte do caminho andado.

Faça planos alternativos

Se algo pode dar errado, com certeza daráSe você sabe que algo pode dar errado, lembre-se da Lei de Murphy: “Se algo pode dar errado, com certeza dará. E acontecerá na pior hora de forma a fazer o maior estrago possível”. Por isso, sempre tenha em mãos um “plano B”. Seu plano pode incluir desmarcar algum outro compromisso para terminar seu job a tempo, ou até mesmo repassar o trabalho a algum colega freelancer para que ele termine. Não importa qual o plano, o importante é que seja um plano que é independente de imprevistos que podem acontecer com você.

Saiba em quem confiar

Antes de você repassar um job a um outro freelancer, saiba antes se você pode confiar nele. Pessoalmente, conheço vários freelancers que poderiam me ajudar caso eu não pudesse trabalhar (inclusive, estou casando com uma) e se estiver todo mundo ocupado, conheci várias outras via Twitter que estão sempre dispostas a ajudar. A última coisa que você precisa que aconteça é delegar um job a um outro freelancer e ver o projeto desandar. Pois aí você terá outro problema: um cliente reclamando no seu ouvido.

Explique ao seus clientes – seja transparente

Na medida do possível, informe ao seu cliente o que está acontecendo. Claro que existem alguns problemas pessoais que não queremos discutir, então um simples “problemas pessoais” já basta. Procure sempre dar alguma nova estimativa de prazo, caso o projeto vá atrasar. Não vá dar um prazo muito pequeno também! Seja realista, afinal de contas nada mais chato que um projeto ser adiado vez após vez. Caso o atraso desagrade o cliente, procure utilizar seu plano B.

Se necessário, forneça algum tipo de recompensa

Nos projetos que atrasei esta semana, oferecemos enviar alguns buttons a nossos clientes do xCakeBlogs pelo atraso gerado. Uma outra alternativa é fornecer um desconto no serviço, ou um prazo maior para fazer um pagamento. Qualquer coisinha vale a pena para deixar o cliente feliz e lembrá-lo que ele é importante para você.

Quais são os seus planos para quando algo dá errado? O que você faz?

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Defina seu preço-base

Pra começar, você precisa definir sua base de ganhos por hora. Qual o mínimo de dinheiro que você precisa pra cobrar pra cobrir suas despesas sem fazer lucro em cima? Isso é o que chamamos de preço-base.

Assim que você estabelecer uma base e começar a entender quer receber um centavo a menos seria ruim (um projeto de prejuízo) vai ficar mais fácil de determinar quanto de lucro você quer fazer. Logo, isso vai fornecer um seguro viável para seus projetos e pode ajudar a colocar um preço no seu trabalho no mercado competitivo atual.

Definir o preço-base requer um pouco de matemática básica e um pouco de adivinhação. Quanto você precisa pra sobreviver um mês? Divida isto pelo tanto de tempo que você trabalha e você terá seu preço-base.

Por exemplo, vamos supor que você tenha R$ 1.000 em contas todos mês – aluguel, água, luz, telefone e comida. Vou assumir que você trabalhe todo dia útil, das 9 da manhã até 6 da tarde, tirando uma hora de almoço. No total, seria 8 horas de trabalho por dia. Multiplicando por 5 dias na semana e quatro semanas por mês, temos um total de 160 horas de trabalho mensais. Para que você sobreviva, você precisa ganhar pelo menos R$ 6,25 a hora.

Defina seu lucro

Lucro é o que sobra depois de todas as contas terem sido pagas.

Se você cobrar seu preço-base a seus clientes, nunca terá lucro; todo mês, você terá suas contas pagas mas não sobrará nenhum dinheiro extra. Então como fazer para ter uma grana afim de investir em equipamento melhor ou aquela tão sonhada viagem ao Paraguai pra comprar muamba?

O lucro você vai inserir no seu preço-base na hora de cobrar do cliente. Aqui você tem duas opções: ter um lucro absurdo (ou seja, seu valor por hora vai lá em cima), no entanto você terá menos clientes ou diminuir seu lucro e nunca ter trabalho faltando. O ideal é achar um meio-termo: seu lucro é o suficiente para te incentivar a continuar trabalhando mas não tão pouco que você acabe trabalhando em 10 projetos por vez e fazendo todos eles com qualidade inferior.

Mas como se define o lucro? Lucro é o prêmio adicional pelo seu trabalho que contribuiu com o crescimento do negócio ou empresa do seu cliente. Se seu trabalho é diferente do de outros profissionais, se você tem aquele diferencial que mais ninguém tem, você pode obter um lucro maior por causa da exclusividade. Por exemplo, se seu atendimento ao cliente é excelente, você trabalha mais rápido que seus concorrentes ou qualquer outro diferencial, seu lucro poderá ser maior. E é aqui que entra a parte de adivinhação.

Quanto vale seu diferencial? Quanto você honestamente acha que seu trabalho vale? Dez porcento em cima do seu preço-base? Vinte? Cem? Duzentos? Aqui vai de você. Mas cuidado com sua escolha!

Seguindo nosso exemplo, vamos dizer que o lucro é de 100% do preço-base porque o serviço é excelente e você faz algo que nenhum outro profissional faz. De R$ 6,25 a hora, você passou a cobrar R$ 12,50. No fim do mês, seu ganho será de R$ 2.000 e o lucro será R$ 1.000.

Defina a duração do projeto

Essa é a variável final da equação, e a mais difícil também. Primeiro, você precisa saber exatamente o que seu cliente quer. E aí que entra a necessidade do briefing. Com isso em mãos, é necessário que você conheça-te a ti mesmo. Quanto tempo demora para você fazer um site parecido com o que o seu cliente quer? Quatro dias? Quatro semanas?

O briefing não serve apenas para medir quanto tempo você acha que vai precisar, mas também para ficar de olho no que pode ser feito, como pode ser feito e como estabelecer regras para que seu cliente não decida mudar tudo na última hora. Um briefing deve estabelecer claramente o que o cliente quer. Assim, você pode definir quanto vai cobrar pelo que está escrito no documento. Se o cliente decidir mudar algo ou pede por algo extra que não está incluso no documento, então o freelancer têm todo o direito de cobrar a mais pelo trabalho extra.

No nosso exemplo, vamos assumir que você vá precisar de pelo menos 20 dias para fazer o projeto daquele cliente. Ou seja, 160 horas.

Agora temos seu valor-base, sua porcentagem de lucro e o número de horas que vai demorar para finalizar um projeto. Está na hora da…

A Fórmula Mágica

Seguindo nosso exemplo, trabalhando por R$ 6,25 a hora, lucrando 100%, você estaria cobrando R$ 12,50 a hora. Multiplique pelo número de horas estimada (160) e pronto! O valor a ser cobrado é R$ 2.000.

Mas, peraí. Esse cálculo é óbvio, não é? Não. Muitos freelancers lá fora, quer sejam escritores, designers, programadores ou músicos continuamente falham em criar regras de trabalho quando o assunto é cobrar o projeto adequadamente.

Freqüentemente existe uma tendência de cobrar um preço abaixo do mercado; talvez pelo fato de que não têm idéia de quanto devem cobrar, talvez porque eles estão tão preocupados com adversários em potencial e acham que quanto menor o preço, melhor o preço, mas mais freqüentemente é porque eles não acertaram seu preço base, o lucro que querem ganhar em cima e o número de horas que vai demorar para completar um projeto.

Crie seu próprio preço-base e lucro e nunca ofereça um preço para um trabalho que seja menos do que você precisa pra sair sem prejuízo. Faça essas coisas básicas e seu preço sempre estará certo!

*Editado* – Obrigado Danillo e Rafael pelas correções.

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Eu sei que sempre defendo os designers como profissionais que devem ser pagos justamente de acordo com o seu trabalho, assim como sempre condenei empresas e pessoas que querem designers trabalhando de graça. Mas de vez em quando, trabalhar de graça pode ser algo bom para sua carreira. Antes de me xingar, leia o texto por inteiro.

1. Você acaba de se formar e seu portfólio está vazio

Trabalhar de graça pode ser algo bom para sua carreiraHá várias organizações não-governamentais ou sem fins lucrativos que precisam espalhar sua mensagem na web, ou até mesmo precisam de alguém para criar peças gráficas. Tirando algumas horas do seu dia-a-dia para ajudar eles pode inclusive fazer sentir-se bem. Se você realmente se entregar ao projeto, pode acabar fazendo algo muito bom que pode ser incluso no seu portfólio e com isso obter novos jobs que pagam.

2. Ações sociais melhoram sua imagem

Muitas empresas sempre demonstram-se preocupadas com o bem social. Não é por menos: é uma ótima forma de publicidade, pois além de te dar uma imagem de “profissional que não trabalha apenas pelo dinheiro” a organização que recebeu o serviço ainda tem grandes chances de recomendar os seus serviços a muitas pessoas.

3. Você pode experimentar

Um jeito de fazer isto é de entrar em contato com empresas com sites bem padrões e previsíveis e oferecer idéias totalmente diferentes. Você pode fazer isso de graça já que muitas torcem o nariz para coisas muito diferentes. Experimente novas técnicas, novos estilos, novas combinações, etc.

4. Você tem a chance de treinar

Você quer melhorar sua habilidade para criar sites em CSS? Quer testar suas técnicas de edição de imagens? Treine com projetos gratuitos! Se não der certo, tudo bem. O cliente não perdeu dinheiro e você teve a oportunidade para treinar. Pra você, “prática traz perfeição” e para o cliente “cavalo dado, não se olha os dentes”.

5. Oportunidade de sair de casa

Ajudar em projetos sociais não necessariamente quer dizer que você precisa ficar na frente do computador, desenvolvendo sites ou criando folders. É uma oportunidade para ajudar de verdade. Ajude a reformar uma creche, fazer sopão aos pobres, dar aulas de inclusão digital. Procure as organizações que cuidam destas coisas na sua cidade.

Não importa realmente o que você for fazer, o importante é espalhar seu nome por aí e de quebra melhorar sua imagem. Só não deixe as pessoas tirar vantagem de você: como todo profissional, ainda existem contas a serem pagas e empresas de telefonia, luz e água não são reconhecidos por fazerem “trabalhos de graça”. Quem sabe no futuro haverá isenção de taxas assim para quem fazer trabalhos sociais.

Até lá, alguns serviços gratuitos não vão te machucar e podem fazer milagres pra sua imagem.

E você, leitor: já fez algum trabalho de graça? Para quem? Deu algum retorno mais tarde?

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